Information om behandling av personuppgifter vid rekrytering
Varför har NK Retail denna information?
NK Retail AB bryr oss om och prioriterar din integritet. Det är därför en självklarhet för oss att alltid sträva efter att skydda dina personuppgifter på bästa möjliga sätt och att följa gällande dataskyddslagstiftning.
I detta dokument vill vi informera dig om hur vi samlar in och använder (behandlar) dina personuppgifter när du söker en tjänst hos NK Retail.
Vilka personuppgifter behandlar NK Retail?
De personuppgifter som NK Retail behandlar om dig är den information du har gett till oss i samband med att du sökt en tjänst hos oss eller som en tredje part har tillhandahållit oss under rekryteringsförfarandet.
Personuppgifter som du tillhandahåller oss när du ansöker om anställning hos NK Retail och under rekryteringsförfarandet
I samband med att du söker en tjänst hos oss tillhandahåller du oss information om dig själv. Sådan information är typiskt sett ditt namn, dina kontaktuppgifter såsom telefonnummer, och mailadress, din nuvarande anställning, betyg samt de uppgifter som framgår av ditt personliga brev och CV.
Om du går vidare i rekryteringsprocessen kommer NK Retail även att behandla personuppgifter om dig i form av uppgifter som framkommit vid intervjuer med dig eller genom dokument som du ger in för att komplettera din ansökan. Om du genomför en personlighetsanalys eller ett kapacitetstest under rekryteringen kommer NK Retail att behandla personuppgifter om dig i form av resultatet från dessa analyser och tester.
Personuppgifter om dig som har tillhandahållits NK Retail genom en tredje part (utomstående)
Om du går vidare i rekryteringsprocessen kommer NK Retail att behandla personuppgifter om dig som tillhandahållits oss genom dina referenser. Personuppgifter om dig som dina referenser tillhandahåller oss är till exempel information om dig som person, hur du sköter dina arbetsuppgifter och dina kvalifikationer.
Varför och med vilket lagligt stöd behandlar NK Retail dina personuppgifter?
All behandling av dina personuppgifter som NK Retail utför är nödvändig för att kunna administrera din jobbansökan och för vår rekryteringsprocess i syfte att säkerställa att vi anställer en person som är lämplig för en viss tjänst. NK Retail behandlar dina uppgifter med stöd av vårt berättigade intresse. I vissa situationer kan vi även komma att behandla dina personuppgifter efter att du har lämnat ditt samtycke till behandlingen.
När du söker en tjänst hos NK Retail är du skyldig att lämna vissa personuppgifter till oss för att vi ska kunna administrera din ansökan. Om dessa personuppgifter inte lämnas till oss kommer NK Retail inte att kunna administrera din ansökan i syfte att ingå ett anställningsavtal med dig.
För NK Retail:s berättigade intresse
NK Retail behandlar dina personuppgifter om det är nödvändigt för ändamål som rör våra berättigade intressen. NK Retail:s berättigade intressen kommer endast utgöra en laglig grund för behandling av dina personuppgifter om dina intressen och grundläggande fri- och rättigheter inte väger tyngre. I det följande beskriver vi kort hur vi gjort bedömningen som tillåter att våra berättigade intressen utgör laglig grund för personuppgiftsbehandling.
Bakgrundskontroller
Samtycke till kontroll av domar, betalningsföreläggande och skulder hos Kronofogdemyndigheten görs på kandidater som kan vara aktuella för en tjänst hos oss. Detta gäller samtliga tjänster och även av leverantörsanställda samt praktikanter. Rekryterande chef informerar kandidaten att en granskning görs i samband med rekryteringen.
Anledningen till att vi gör en bakgrundskontroll på dig är att vi vill göra en kvalitativ faktacheck av din ekonomiska situation samt kontrollera att du inte är dömd för brott, innan vi tar beslut om anställning. NK Retail kommer inte att spara de upplysningar vi får i samband med bakgrundskontrollen. NK Retail har gjort bedömningen att vårt berättigade intresse av att behandla dina personuppgifter för att göra en riskbedömning av dig väger tyngre än ditt intresse av att inte få dina personuppgifter behandlade.
För att NK Retail ska kunna bevaka sina rättsliga intressen
I händelse av en rättslig diskrimineringstvist med dig kommer NK Retail behöva viss dokumentation för att kunna föra bevisning i ärendet. NK Retail har därför ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter för att kunna försvara sig vid en tvist. Uppgifter som NK Retail sparar för detta ändamål kan exempelvis vara ditt namn och dina kontaktuppgifter samt information som vi fått ta del av under rekryteringsprocessen, såsom ditt personliga brev och CV. NK Retail har gjort bedömningen att vårt berättigade intresse av att behandla dina personuppgifter väger tyngre än ditt intresse av att inte få dina personuppgifter behandlade.
Om du har gett ditt samtycke till NK Retail:s behandling av dina personuppgifter
Behandling av personuppgifter för framtida rekrytering
NK Retail kan komma att be om ditt samtycke för att spara dina uppgifter för framtida tjänster och rekrytering. De personuppgifter som NK Retail kommer att behandla för ändamålet att kunna matcha din profil mot framtida tjänster på NK Retail och för att kunna kontakta dig, är information från din ansökan. För detta ändamål kommer NK Retail även behandla personuppgifter om dig som har tillhandahållits oss genom en tredje part under rekryteringsprocessen. Sådana uppgifter kan till exempel vara resultatet från en personlighetsanalys och ett kapacitetstest, information från en intervju och information om dig som lämnats av dina referenser.
Vilka har tillgång till dina personuppgifter?
Som utgångspunkt är det endast NK Retail som behandlar dina personuppgifter. NK Retail delar även dina personuppgifter med övriga bolag inom koncernen. För att kunna genomföra rekryteringen kommer NK Retail även att dela dina personuppgifter med det företag som tillhandahåller vårt rekryteringsverktyg.
NK Retail delar även dina personuppgifter med våra externa IT-leverantörer. NK Retail:s IT-leverantörer behandlar endast dina personuppgifter på vårt uppdrag och har endast tillgång till uppgifterna för att fullgöra sina skyldigheter gentemot oss.
Överföring av dina personuppgifter utanför EU/EES
NK Retail behandlar som huvudregel dina personuppgifter inom EU/EES.
NK Retail kan överföra dina personuppgifter utanför EU/EES till den leverantör som tillhandahåller vårt rekryteringsverktyg och behandlar dina uppgifter i egenskap av personuppgiftsbiträde enligt våra instruktioner som personuppgiftsansvarig.
När NK Retail överför personuppgifter utanför EU/EES görs detta endast då vi har en laglig grund för det i enlighet med gällande lagar och regler för dataskydd. Leverantören använder standardavtalsklausuler vid överföringen av personuppgifter utanför EU/EES. Vid överföringen har leverantören vidtagit ett flertal skyddsåtgärder för att så långt som möjligt ge dina personuppgifter en väsentligen likvärdig skyddsnivå som inom EU/EES.
Om du har några frågor angående hur vi delar dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss på de kontaktuppgifter som anges i slutet av denna policy.
Hur länge sparar NK Retail dina personuppgifter?
Behandling av personuppgifter under pågående rekrytering
De personuppgifter som NK Retail behandlar i syfte att administrera din ansökan till en specifik tjänst sparar NK Retail generellt under hela rekryteringsprocessen. Om du drar tillbaka din ansökan under rekryteringsperioden eller meddelar att du inte längre är intresserad av den tjänst du sökt kommer NK Retail att radera dina personuppgifter och upphöra med behandlingen av dem. Detsamma gäller om NK Retail kontaktar dig under rekryteringsperioden och informerar dig om att du inte är intressant för den aktuella tjänsten.
Behandling av personuppgifter efter avslutad rekrytering
När rekryteringsprocessen är avslutad kommer NK Retail behandla dina personuppgifter för de syften som anges nedan.
Om du har lämnat ditt samtycke kommer NK Retail att fortsätta behandla dina personuppgifter efter att rekryteringsperioden är avslutad. Detta i syfte att kunna matcha din profil till en eventuell framtida tjänst hos oss och för att kunna kontakta dig för att se om du fortfarande är intresserad av att jobba hos oss på NK Retail. För detta ändamål kommer NK Retail behandla dina personuppgifter i 2 år. Om du återkallar hela eller delar av ditt samtycke till vår behandling av dina personuppgifter kommer NK Retail att upphöra med behandlingen av dina personuppgifter för ändamålet att matcha din profil till en framtida tjänst hos oss.
NK Retail kommer att behandla dina personuppgifter även i tiden efter att rekryteringsprocessen är avslutad om det är nödvändigt för att NK Retail ska kunna försvara sig och föra bevisning i en eventuellt framtida diskrimineringstvist. För detta ändamål sparar NK Retail dina personuppgifter i enlighet med gällande diskrimineringslag i 2 år efter att rekryteringsprocessen har avslutats. Vid händelse av en diskrimineringstvist med dig kommer NK Retail att spara dina personuppgifter längre än 2 år, dock inte längre än till dess att tvisten är slutligt avgjord.
Vilka rättigheter har du att påverka hur vi behandlar dina personuppgifter?
Du har vissa rättigheter avseende behandlingen av dina personuppgifter och dessa kommer att beskrivas för dig i det närmaste. För att ställa frågor om eller utöva dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss via de kontaktuppgifter som framgår nedan.
Rätt till tillgång
Du har rätt att få en bekräftelse på huruvida dina personuppgifter behandlas av NK Retail samt rätt att få tillgång till information om hur personuppgifterna behandlas. Detta kan till exempel vara ändamålen med behandlingen och vilka kategorier av personuppgifter som behandlingen gäller. Du har även rätt att få en kopia av de personuppgifter som är under behandling.
Rätt till rättelse
Du har rätt att utan onödigt dröjsmål få felaktiga personuppgifter rättade samt, genom att tillhandahålla oss information om dina personuppgifter, komplettera ofullständiga personuppgifter (exempelvis om du har bytt adress).
Rätt till radering (rätten att bli bortglömd)
Du har under vissa förutsättningar rätt att begära att dina personuppgifter raderas hos NK Retail. Det kan till exempel vara om:
- personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål som de samlats in eller behandlats för;
- du återkallar det samtycke som behandlingen grundar sig på och det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen;
- du invänder mot behandlingen och det saknas berättigade skäl för NK Retail att fortsätta med behandlingen, som väger tyngre än ditt berättigade intresse av att behandlingen inte ska fortsätta;
- personuppgifterna har behandlats på olagligt sätt; eller
- personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse som NK Retail omfattas av.
Rätt till begränsning av behandling
Du har under vissa förutsättningar rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Sådana förutsättningar föreligger om:
- du bestrider uppgifternas korrekthet (begränsning gäller dock endast under en tid som ger oss möjlighet att kontrollera detta);
- behandlingen är olaglig och du motsätter dig att personuppgifterna raderas samt istället begär en begränsning av uppgifternas användning;
- du behöver personuppgifterna för att göra gällande eller försvara rättsliga anspråk trots att vi inte längre behöver personuppgifterna för det angivna syftet med behandlingen; eller
- om du har invänt mot behandlingen och vi inte utfört en kontroll av om vårt berättigade intresse att behandla dina personuppgifter väger tyngre än ditt berättigade intresse av att behandlingen av dina personuppgifter begränsas.
Rätt att invända mot behandling
Du kan när som helst invända mot personuppgiftsbehandling som grundar sig på en intresseavvägning. Detta gäller dock inte om vi kan uppvisa tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen och grundläggande fri- och rättigheter eller om det sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.
Rätt att återkalla samtycke
Du kan när som helst återkalla ditt samtycke. Återkallande av samtycke kan dock inte påverka lagligheten av behandlingen som grundar sig på samtycke för tiden innan samtycket återkallats (ett återkallande av samtycke har alltså inte en retroaktiv verkan).
Rätt att inge klagomål
Du har rätt att lämna klagomål till en behörig tillsynsmyndighet, såvida det inte påverkar andra administrativa eller rättsliga åtgärder. Behörig tillsynsmyndighet i Sverige är Integritetsskyddsmyndigheten.
Rätt till dataportabilitet
Du har rätt att under vissa förutsättningar få ut de personuppgifter som rör dig som du har lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och har rätt att överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig (dataportabilitet). Rätten till dataportabilitet föreligger när behandlingen grundar sig på ditt samtycke eller på ett avtal och behandlingen sker automatiserat. Du har rätt till överföring av personuppgifterna direkt från oss till en annan personuppgiftsansvarig när detta är tekniskt möjligt.
Vem är ansvarig för dina personuppgifter?
NK Retail AB med organisationsnummer 559268–4103, med adress Västra Trädgårdsgatan 8, 111 53 Stockholm, Sverige, är ansvarigt för behandlingen av dina personuppgifter (personuppgiftsansvarig).
Frågor och funderingar?
Du är välkommen att kontakta oss genom att maila, dataskydd@nkretail.se om du har några frågor eller funderingar kring hur NK Retail behandlar dina personuppgifter.
______________________
Denna information fastställdes av NK Retail AB den 1 september 2021.